Algemene Voorwaarden LeadHub

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

LeadHub: de softwareoplossing en dienstverlening van LeadHub Marketing, waaronder AI-agents, automatiseringen, dashboards, koppelingen, leadopvolging, database-reactivatie, appointment setting, klantcommunicatie en aanverwante marketing- en salesdiensten.

LeadHub Marketing: de aanbieder van LeadHub, gevestigd aan Amsterdamseweg 16M1, 3812RS Amersfoort, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82715254.

Klant: iedere zakelijke partij die gebruikmaakt van LeadHub, een overeenkomst sluit met LeadHub Marketing of een pilot, testperiode, partnership of abonnement afneemt.

Gebruiker: iedere persoon die namens de klant toegang krijgt tot LeadHub of betrokken is bij het gebruik van LeadHub.

Software: de online software, AI-functionaliteiten, automatiseringen, koppelingen, workflows, dashboards, scripts, prompts en overige digitale onderdelen van LeadHub.

AI-agent: een door LeadHub ingerichte digitale assistent die automatisch of semi-automatisch leads, klanten of contactpersonen kan benaderen, opvolgen, kwalificeren of doorzetten naar de klant.

Lead: een persoon of bedrijf dat mogelijk interesse heeft in de producten of diensten van de klant.

Oude lead: een bestaande lead, oud klantcontact, oud prospect, bestaande klant of contactpersoon uit de database, CRM-omgeving of administratie van de klant.

Nieuwe lead: een lead die tijdens de samenwerking binnenkomt via bijvoorbeeld advertenties, websiteformulieren, campagnes, inbound kanalen, koppelingen of andere bronnen.

Afspraak: een door LeadHub of via LeadHub ingeplande afspraak, call, intake, demo, consult, bezichtiging of ander contactmoment tussen de klant en een lead.

Gekwalificeerde afspraak: een afspraak die voldoet aan de criteria die partijen schriftelijk hebben afgesproken, bijvoorbeeld via offerte, e-mail, orderbevestiging of campagne-afspraken.

Klantdata: alle gegevens die door of namens de klant aan LeadHub worden verstrekt, gekoppeld of ingevoerd, waaronder CRM-data, leadlijsten, klantgegevens, gespreksgeschiedenis, e-mailadressen, telefoonnummers, tags, notities, afspraken, verkoopstatussen en campagnegegevens.

Overeenkomst: iedere afspraak tussen LeadHub Marketing en de klant over het gebruik van LeadHub, waaronder een offerte, opdrachtbevestiging, abonnement, pilot, partnership agreement, online aanmelding of schriftelijk akkoord.

2. Bedrijfsgegevens

3. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, abonnementen, pilots, partnerships, testperiodes, diensten en leveringen van LeadHub Marketing.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij LeadHub Marketing deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling dan vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

4. Dienstverlening

LeadHub biedt software en automatisering voor onder meer leadopvolging, klantcommunicatie, afsprakenplanning, database-reactivatie, AI-agents, reviewverzoeken en aanverwante marketing- en salesprocessen.

De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:

• het bouwen en inrichten van AI-agents;
• het koppelen van CRM-systemen, agenda’s, formulieren of andere tools;
• het opvolgen van oude en nieuwe leads;
• het reactiveren van bestaande klantdatabases;
• het versturen of voorbereiden van berichten via e-mail, sms, chat of andere kanalen;
• het kwalificeren van leads;
• het boeken van afspraken;
• het maken of aanpassen van scripts, workflows en campagnes;
• het analyseren van resultaten;
• het ondersteunen van de klant bij het verbeteren van opvolging en conversie.

LeadHub Marketing spant zich in om de software zorgvuldig, veilig en professioneel beschikbaar te stellen. LeadHub Marketing garandeert echter niet dat het gebruik van LeadHub altijd leidt tot een specifiek resultaat, zoals een minimumaantal leads, afspraken, klanten, reviews, verkopen of omzet.

De klant begrijpt dat resultaten afhankelijk zijn van veel factoren, zoals de kwaliteit van de database, het aanbod van de klant, de snelheid van opvolging, de verkoopvaardigheden van het team, de markt, de timing, de reputatie van de klant en de juistheid van de aangeleverde gegevens.

5. Samenwerking en rolverdeling

LeadHub Marketing en de klant werken samen om leads beter op te volgen en afspraken te realiseren. LeadHub Marketing levert de software, technische inrichting, AI-agents, automatiseringen en ondersteuning zoals afgesproken. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen bedrijf, aanbod, klanten, leads, verkoopproces en opvolging.

De klant moet ervoor zorgen dat LeadHub Marketing voldoende informatie krijgt om de dienstverlening goed uit te voeren. Denk aan informatie over de doelgroep, het aanbod, de tone of voice, openingstijden, agenda’s, contactpersonen, CRM-data, salesproces en afsprakencriteria.

De klant wijst één vaste contactpersoon aan die bevoegd is om beslissingen te nemen, feedback te geven, campagnes goed te keuren en praktische vragen te beantwoorden. LeadHub Marketing mag erop vertrouwen dat deze contactpersoon namens de klant mag handelen.

LeadHub Marketing kan ook een vaste contactpersoon aanwijzen voor de klant. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen, campagne-afstemming en uitvoering.

Beide partijen spreken af om professioneel, eerlijk en te goeder trouw samen te werken.

6. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant een aanbod van LeadHub Marketing accepteert, een offerte ondertekent, per e-mail akkoord geeft, een online bestelling of aanmelding voltooit, een pilot start, toegang krijgt tot de software of feitelijk gebruikmaakt van LeadHub.

LeadHub Marketing mag een aanvraag weigeren wanneer daar redelijke gronden voor bestaan. Dit kan bijvoorbeeld bij twijfel over de identiteit of kredietwaardigheid van de klant, vermoedelijk misbruik, strijd met wet- en regelgeving, reputatierisico of een ongeschikte use case.

Mondelinge afspraken zijn pas bindend wanneer deze schriftelijk zijn bevestigd door LeadHub Marketing.

7. Pilot, testperiode of partnership

Partijen kunnen afspreken om te starten met een pilot, testperiode of partnership. Het doel daarvan is om te testen of LeadHub waarde kan toevoegen aan het opvolgen van oude of nieuwe leads.

Tijdens een pilot of partnership kunnen partijen afspraken maken over bijvoorbeeld:

• de looptijd van de testperiode;
• welke database of leadbron wordt gebruikt;
• welke kanalen worden gebruikt, zoals sms, e-mail, chat of telefoon;
• welke campagnes worden getest;
• hoeveel afspraken of leads worden nagestreefd;
• welke vergoeding geldt;
• wanneer een afspraak of lead meetelt;
• hoe resultaten worden bijgehouden;
• wanneer wordt geëvalueerd.

Tenzij anders afgesproken, geeft een pilot of partnership geen garantie op een bepaald resultaat. Ook bij een performance-based samenwerking blijft de klant verantwoordelijk voor het correct opvolgen en sluiten van leads.

Wanneer partijen een testperiode afspreken, betekent dit niet dat LeadHub Marketing verplicht is om onbeperkt werkzaamheden te blijven uitvoeren zonder vergoeding. LeadHub Marketing mag de testperiode beëindigen wanneer samenwerking, data, toegang, feedback of opvolging onvoldoende is om de test goed uit te voeren.

8. Account en toegang

De klant krijgt toegang tot LeadHub via een account of andere door LeadHub Marketing verstrekte toegangsmethode.

De klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en voor alle handelingen die via het account plaatsvinden.

De klant moet LeadHub Marketing direct informeren bij vermoedelijk misbruik, onbevoegde toegang, verlies van inloggegevens of een beveiligingsincident.

LeadHub Marketing mag toegang tijdelijk blokkeren wanneer dit nodig is voor beveiliging, onderhoud, misbruikpreventie, bescherming van data, naleving van wetgeving of naleving van de overeenkomst.

De klant zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers of hulppersonen toegang krijgen tot LeadHub. De klant is verantwoordelijk voor het gedrag van deze gebruikers.

9. CRM-, API- en databasetoegang

Voor een goede uitvoering van de dienstverlening kan LeadHub Marketing toegang nodig hebben tot CRM-systemen, agenda’s, databases, formulieren, advertentieaccounts, communicatiekanalen, e-mailtools, reviewplatforms of andere systemen van de klant.

De klant geeft LeadHub Marketing tijdig de benodigde toegang, bij voorkeur via veilige methoden zoals API-koppelingen, gebruikersrollen, beperkte rechten of read-only toegang waar dat voldoende is.

Wanneer LeadHub Marketing toegang krijgt tot systemen van de klant, gebruikt LeadHub Marketing deze toegang alleen voor het uitvoeren van de overeenkomst.

De klant blijft verantwoordelijk voor:

• het rechtmatig verzamelen van klantdata;
• het juist instellen van rechten en toegang;
• het actueel houden van CRM-data;
• het verwijderen van onjuiste of verouderde gegevens;
• het respecteren van uitschrijvingen, bezwaren en opt-outs;
• het controleren of leads mogen worden benaderd.

LeadHub Marketing is niet verantwoordelijk voor schade, fouten of claims die ontstaan doordat de klant onjuiste, onvolledige, verouderde of onrechtmatig verkregen data aanlevert.

10. Gebruik van de software

De klant mag LeadHub alleen gebruiken voor rechtmatige zakelijke doeleinden.

Het is de klant niet toegestaan om:

• LeadHub te gebruiken voor spam, misleiding, phishing of onrechtmatige marketing;
• personen te benaderen zonder geldige wettelijke basis;
• persoonsgegevens te verwerken zonder geldige grondslag;
• contactpersonen te benaderen die bezwaar hebben gemaakt of zich hebben afgemeld;
• inbreuk te maken op rechten van derden;
• beveiligingsmaatregelen te omzeilen;
• de software te kopiëren, doorverkopen, verhuren, sublicentiëren of reverse-engineeren;
• virussen, schadelijke code of ongewenste bulkcommunicatie te verspreiden;
• LeadHub te gebruiken voor discriminerende, misleidende, agressieve of schadelijke communicatie;
• LeadHub te gebruiken op een manier die systemen, reputatie, verzendkanalen of dienstverlening van LeadHub Marketing kan schaden.

LeadHub Marketing mag maatregelen nemen bij misbruik of vermoedelijk misbruik. Deze maatregelen kunnen bestaan uit waarschuwing, beperking, opschorting, verwijdering van campagnes, blokkering van communicatie of beëindiging van de overeenkomst.

11. AI-functionaliteiten en automatisering

LeadHub kan gebruikmaken van AI, chatbots, AI-agents, automatiseringen en externe technologieën om communicatie, leadopvolging, afsprakenplanning en andere processen te ondersteunen.

AI kan helpen om sneller en consistenter te reageren, maar AI is niet foutloos. AI-uitvoer kan fouten, onvolledigheden, verkeerde interpretaties of ongewenste formuleringen bevatten.

De klant is verantwoordelijk voor de manier waarop AI-uitvoer wordt gebruikt richting leads, klanten of derden. De klant moet beoordelen of berichten, scripts en campagnes passen bij het eigen bedrijf, de doelgroep, het aanbod en de geldende regels.

LeadHub Marketing garandeert niet dat AI-functionaliteiten foutloos zijn of altijd passen bij iedere specifieke situatie.

De klant mag AI-functionaliteiten niet gebruiken voor onrechtmatige, discriminerende, misleidende, schadelijke of reputatiegevoelige doeleinden.

LeadHub Marketing mag AI-functionaliteiten aanpassen, beperken of stopzetten wanneer dat nodig is voor kwaliteit, veiligheid, compliance, leveranciersvoorwaarden of verbetering van de dienstverlening.

12. Campagnes, scripts en goedkeuring

LeadHub Marketing kan berichten, scripts, workflows, funnels, prompts, follow-upreeksen en andere campagnematerialen maken of aanpassen voor de klant.

Voordat een campagne live gaat, kan LeadHub Marketing de klant vragen om goedkeuring. De klant moet materialen zorgvuldig controleren op juistheid, toon, claims, prijzen, aanbod, doelgroep, compliance en commerciële inhoud.

Als de klant een campagne, script of bericht goedkeurt, mag LeadHub Marketing ervan uitgaan dat de klant akkoord is met de inhoud en dat deze inhoud gebruikt mag worden.

Wanneer de klant niet tijdig reageert op goedkeuringsverzoeken, vragen of benodigde input, kan dit leiden tot vertraging of mindere resultaten. LeadHub Marketing is daarvoor niet aansprakelijk.

LeadHub Marketing mag een campagne weigeren, pauzeren of aanpassen wanneer LeadHub Marketing redelijkerwijs vindt dat de campagne onrechtmatig, misleidend, schadelijk, onduidelijk, te risicovol of slecht voor de reputatie van LeadHub Marketing is.

13. Berichten namens de klant

De klant geeft LeadHub Marketing toestemming om, voor zover nodig voor de dienstverlening, berichten te verzenden, gesprekken te voeren, leads op te volgen of afspraken te plannen namens of ten behoeve van de klant.

Dit kan gebeuren via kanalen zoals e-mail, sms, chat, WhatsApp, websiteformulieren, CRM-berichten of andere communicatiekanalen, voor zover afgesproken en toegestaan.

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van het aanbod, de commerciële claims, prijzen, voorwaarden, beschikbaarheid, afspraken en toezeggingen richting leads of klanten.

LeadHub Marketing doet geen bindende toezeggingen namens de klant, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is afgesproken.

14. Oude leads, nieuwe leads en bestaande klanten

LeadHub kan worden ingezet voor oude leads, nieuwe leads, bestaande klanten, oud-klanten of andere contactpersonen van de klant.

De klant garandeert dat de aangeleverde of gekoppelde contacten rechtmatig mogen worden gebruikt voor het afgesproken doel.

Bij oude leads en bestaande klantdatabases is de klant verantwoordelijk voor het controleren of contactgegevens nog actueel zijn en of personen nog benaderd mogen worden.

Wanneer een lead bezwaar maakt, zich uitschrijft, aangeeft geen contact meer te willen of een klacht indient, moet de klant dit direct verwerken in zijn systemen en waar nodig melden aan LeadHub Marketing.

LeadHub Marketing mag contacten uitsluiten of campagnes pauzeren wanneer er klachten, spamrisico’s, hoge bouncepercentages, opt-outproblemen of andere compliance-risico’s ontstaan.

15. Afspraken, leads en kwalificatiecriteria

Wanneer LeadHub afspraken boekt of leads kwalificeert, spreken partijen bij voorkeur vooraf af wanneer een afspraak of lead meetelt.

Een afspraak kan bijvoorbeeld meetellen wanneer:

• de lead is ingepland in de agenda van de klant;
• de lead voldoende contactgegevens heeft verstrekt;
• de lead past binnen de afgesproken doelgroep;
• de afspraak voortkomt uit een door LeadHub uitgevoerde campagne;
• de afspraak zichtbaar is in het CRM, dashboard of afgesproken overzicht.

Partijen kunnen ook aanvullende criteria afspreken, zoals regio, budget, interesse, type dienst, beschikbaarheid of minimale leadkwaliteit.

Als er geen specifieke criteria zijn afgesproken, geldt een afspraak als geleverd wanneer deze redelijkerwijs voortkomt uit werkzaamheden van LeadHub en is ingepland voor de klant.

LeadHub Marketing is niet verantwoordelijk voor het sluiten van de deal, het verkoopgesprek, de prijsstelling, de opvolging door de klant of het uiteindelijke koopgedrag van de lead.

16. No-shows, annuleringen en betwisting

Een lead kan niet komen opdagen, annuleren, verzetten of uiteindelijk niet kopen. Dat betekent niet automatisch dat LeadHub Marketing zijn werk niet goed heeft gedaan.

Tenzij anders afgesproken, blijft een afspraak meetellen wanneer deze correct is ingepland op basis van de beschikbare informatie.

Partijen kunnen schriftelijk afspreken in welke gevallen een afspraak niet meetelt. Bijvoorbeeld wanneer:

• de afspraak dubbel is geboekt;
• de contactgegevens aantoonbaar nep zijn;
• de afspraak buiten de afgesproken doelgroep valt;
• de lead nooit heeft ingestemd met een afspraak;
• de afspraak aantoonbaar niet uit LeadHub-werkzaamheden komt.

De klant moet betwisting van een afspraak binnen zeven dagen na de afspraak schriftelijk melden, met een duidelijke reden. Als de klant niet tijdig betwist, wordt de afspraak geaccepteerd.

LeadHub Marketing mag bewijs gebruiken uit CRM-data, agenda’s, berichten, logs, gespreksgeschiedenis of dashboards om aan te tonen dat een afspraak of lead is geleverd.

17. Opvolging door de klant

De klant is verantwoordelijk voor het snel, netjes en professioneel opvolgen van leads en afspraken.

Als de klant leads te laat opvolgt, afspraken mist, slecht bereikbaar is, onvoldoende capaciteit heeft of geen passend aanbod doet, kan dit de resultaten beïnvloeden. LeadHub Marketing is daarvoor niet aansprakelijk.

De klant zorgt ervoor dat het salesteam, de agenda, de beschikbaarheid en de interne processen klaarstaan voordat campagnes live gaan.

Wanneer opvolging door de klant structureel onvoldoende is, mag LeadHub Marketing campagnes pauzeren, de samenwerking aanpassen of de overeenkomst beëindigen.

18. Koppelingen met externe diensten

LeadHub kan koppelingen bieden met externe systemen, zoals CRM-systemen, agenda’s, communicatieplatforms, reviewplatforms, advertentieplatforms, e-mailsoftware, sms-providers, AI-leveranciers of andere software.

LeadHub Marketing is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, beperkingen, kosten, dataverlies, beveiligingsproblemen of fouten bij externe diensten.

Wanneer een externe leverancier zijn dienst wijzigt, beperkt of stopzet, kan dit gevolgen hebben voor de werking van LeadHub. LeadHub Marketing is niet verplicht om iedere koppeling blijvend te ondersteunen.

De klant is verantwoordelijk voor kosten, licenties en voorwaarden van externe systemen die de klant zelf gebruikt of aan LeadHub koppelt, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

19. Prijzen, vergoeding en betaling

De klant betaalt de overeengekomen prijs voor het gebruik van LeadHub.

De prijs kan bestaan uit:

• een vast abonnement;
• een setup fee;
• een vergoeding per afspraak;
• een vergoeding per lead;
• een prestatievergoeding;
• een maandelijkse minimumvergoeding;
• een combinatie van bovenstaande modellen.

Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld.

Facturen moeten worden betaald binnen de op de factuur genoemde betalingstermijn. Als geen termijn is vermeld, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

Bij een performance-based model kan LeadHub Marketing periodiek factureren op basis van geleverde afspraken, leads of andere afgesproken resultaten. Partijen kunnen bijvoorbeeld afspreken dat wekelijks wordt gefactureerd voor de prestaties van de voorafgaande week.

Als betaling “bij ontvangst” of binnen een kortere termijn is afgesproken, moet de klant binnen die termijn betalen.

Bij te late betaling mag LeadHub Marketing wettelijke handelsrente, incassokosten en redelijke administratieve kosten in rekening brengen.

LeadHub Marketing mag de toegang tot de software, campagnes, afsprakenplanning of support opschorten zolang een opeisbare factuur onbetaald blijft.

20. Vooruitbetaling, tegoeden en investering door LeadHub

Partijen kunnen afspreken dat de klant vooraf een bedrag betaalt, bijvoorbeeld voor setup, onboarding, een minimumaantal afspraken, campagnekosten of technische inrichting.

Als LeadHub Marketing tijd, kennis, software, AI-agents, workflows of campagne-inrichting investeert zonder volledige vooruitbetaling, betekent dit niet dat de klant vrij is om zonder vergoeding gebruik te maken van deze werkzaamheden of materialen.

Tegoeden, prepaid afspraken of prepaid leads worden alleen terugbetaald als dat schriftelijk is afgesproken.

Wanneer de samenwerking eindigt, blijven vergoedingen verschuldigd voor afspraken, leads, werkzaamheden, softwaregebruik of campagnes die vóór beëindiging zijn geleverd of gestart.

21. Abonnement, looptijd en opzegging

Tenzij anders afgesproken, wordt LeadHub geleverd op basis van een abonnement.

De looptijd, prijs en inhoud van het abonnement worden vastgelegd in de offerte, overeenkomst, orderbevestiging, online aanmelding of aanvullende schriftelijke afspraken.

Na afloop van de initiële looptijd kan het abonnement stilzwijgend worden verlengd, tenzij de klant tijdig opzegt volgens de afgesproken opzegtermijn.

Als geen specifieke opzegtermijn is afgesproken, geldt een opzegtermijn van één maand tegen het einde van de lopende abonnementsperiode.

Bij een pilot, testperiode of partnership kunnen partijen afspreken dat de overeenkomst met dertig dagen schriftelijke opzegtermijn kan worden beëindigd.

Opzegging moet schriftelijk of per e-mail plaatsvinden via [email protected].

Opzegging ontslaat de klant niet van betalingsverplichtingen die al zijn ontstaan vóór de einddatum.

22. Wijzigingen in prijzen en diensten

LeadHub Marketing mag prijzen, pakketten, functionaliteiten, AI-modellen, koppelingen en voorwaarden wijzigen.

Bij wezenlijke wijzigingen informeert LeadHub Marketing de klant vooraf.

Als een prijswijziging of wezenlijke wijziging nadelig is voor de klant, mag de klant de overeenkomst beëindigen vanaf het moment waarop de wijziging ingaat, tenzij de wijziging voortvloeit uit wetgeving, beveiligingseisen, leverancierskosten, externe platformwijzigingen, inflatie, verbeteringen of noodzakelijke technische aanpassingen.

LeadHub Marketing mag kleine wijzigingen, verbeteringen en technische aanpassingen direct doorvoeren.

23. Beschikbaarheid en onderhoud

LeadHub Marketing spant zich in om de software beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.

LeadHub Marketing mag onderhoud uitvoeren, updates installeren, systemen tijdelijk buiten gebruik stellen of functionaliteiten aanpassen.

Waar redelijk mogelijk wordt gepland onderhoud vooraf aangekondigd.

Storingen, onderhoud, afhankelijkheden van derden, API-wijzigingen, AI-leveranciers, telecomproviders, cloudproviders en overmacht kunnen invloed hebben op de beschikbaarheid van LeadHub.

Tijdelijke onbeschikbaarheid geeft de klant geen recht op schadevergoeding, korting of beëindiging, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

24. Support en onboarding

LeadHub Marketing biedt ondersteuning zoals afgesproken in de overeenkomst, offerte of het gekozen pakket.

Support kan worden beperkt tot zakelijke dagen en reguliere kantoortijden, tenzij anders overeengekomen.

LeadHub Marketing kan ondersteuning bieden bij onboarding, campagne-inrichting, CRM-koppelingen, AI-agent training, workflow-instellingen en praktische vragen.

De klant moet tijdig meewerken aan onboarding. Dit betekent onder meer dat de klant toegang, informatie, feedback en goedkeuringen op tijd verstrekt.

LeadHub Marketing is niet verplicht ondersteuning te bieden bij problemen die worden veroorzaakt door onjuist gebruik, externe systemen, wijzigingen door de klant, ontbrekende toegang, verouderde data of omstandigheden buiten de macht van LeadHub Marketing.

25. Intellectuele eigendom van LeadHub

Alle rechten op LeadHub, de software, ontwerpen, teksten, documentatie, merken, handelsnamen, workflows, AI-prompts, templates, code, knowhow, scripts, processen, automatiseringen, dashboards, campagnemethoden en overige materialen blijven eigendom van LeadHub Marketing of haar licentiegevers.

De klant krijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

De klant mag onderdelen van LeadHub niet kopiëren, openbaar maken, verkopen, wijzigen, sublicentiëren, namaken, reverse-engineeren of gebruiken buiten het doel van de overeenkomst.

Ook wanneer LeadHub Marketing campagnes, scripts, prompts, e-mails, sms-teksten, workflows of andere materialen maakt voor de klant, blijven de onderliggende methodes, structuren, formats, prompts, automatiseringen en knowhow eigendom van LeadHub Marketing.

26. Eigendom van klantmateriaal en aangepaste campagnes

De klant behoudt rechten op eigen handelsnamen, logo’s, klantdata, bestaande teksten, bestaande aanbiedingen, bestaande promotiematerialen en andere materialen die de klant zelf aanlevert.

Wanneer LeadHub Marketing bestaande klantmaterialen aanpast voor een campagne, behoudt de klant de rechten op de oorspronkelijke klantmaterialen.

LeadHub Marketing behoudt de rechten op nieuw gemaakte scripts, prompts, workflows, templates, automatiseringen, campagne-opzetten en marketingmaterialen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

De klant mag door LeadHub Marketing gemaakte materialen alleen gebruiken binnen de samenwerking met LeadHub, tenzij partijen schriftelijk een ruimere licentie of overdracht afspreken.

Na beëindiging van de overeenkomst mag de klant materialen van LeadHub Marketing niet blijven gebruiken, kopiëren of inzetten buiten LeadHub, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

27. Gegevens en content van de klant

De klant behoudt rechten op gegevens en content die de klant zelf in LeadHub invoert, aan LeadHub koppelt of aan LeadHub Marketing verstrekt.

De klant garandeert dat hij gerechtigd is om deze gegevens en content te gebruiken en via LeadHub te laten verwerken.

LeadHub Marketing mag klantgegevens verwerken voor zover nodig voor levering, beveiliging, support, verbetering, analyse, facturatie, rapportage en naleving van de overeenkomst.

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van ingevoerde gegevens, waaronder leads, klantbestanden, contactlijsten, CRM-data, tags, notities en communicatie-inhoud.

LeadHub Marketing mag geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens gebruiken om de dienstverlening te verbeteren, trends te analyseren en de software te optimaliseren, zolang deze gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele personen of specifieke klanten.

28. Privacy, AVG en verwerkersovereenkomst

Wanneer LeadHub Marketing persoonsgegevens verwerkt namens de klant, treedt LeadHub Marketing meestal op als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke.

De klant bepaalt dan waarom persoonsgegevens worden verwerkt, welke personen worden benaderd, welke database wordt gebruikt, wat het aanbod is en op welke manier leads worden opgevolgd.

Partijen sluiten waar nodig een verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomst gaat bij tegenstrijdigheid vóór op deze algemene voorwaarden voor zover het specifiek gaat om de verwerking van persoonsgegevens namens de klant.

De klant is verantwoordelijk voor:

• een geldige wettelijke grondslag voor de verwerking;
• juiste informatie aan betrokkenen;
• naleving van opt-outs en bezwaren;
• rechtmatige verzameling van contactgegevens;
• rechtmatige commerciële communicatie;
• juiste bewaartermijnen;
• het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen;
• instructies aan LeadHub Marketing.

LeadHub Marketing verwerkt persoonsgegevens alleen volgens de overeenkomst, de verwerkersovereenkomst en redelijke instructies van de klant, tenzij wetgeving anders vereist.

29. Beveiliging van klantdata

LeadHub Marketing neemt passende technische en organisatorische maatregelen om klantdata te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeveiliging, beperkte rechten, logging, beveiligde verbindingen, wachtwoordbeveiliging, interne procedures, leveranciersafspraken en andere passende maatregelen.

De klant begrijpt dat geen enkel digitaal systeem volledig zonder risico is. LeadHub Marketing garandeert daarom geen absolute beveiliging.

De klant moet zelf ook passende beveiligingsmaatregelen nemen, zoals sterke wachtwoorden, beperkte toegang, veilige API-sleutels, juiste gebruikersrechten en tijdige intrekking van toegang voor oud-medewerkers.

30. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer LeadHub Marketing een beveiligingsincident ontdekt dat betrekking heeft op persoonsgegevens die namens de klant worden verwerkt, informeert LeadHub Marketing de klant zonder onredelijke vertraging.

De klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beoordeling of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

LeadHub Marketing zal redelijk meewerken aan onderzoek en noodzakelijke maatregelen, voor zover dit binnen haar macht ligt.

De klant moet beveiligingsincidenten die verband houden met LeadHub of gekoppelde systemen direct melden aan LeadHub Marketing.

31. Marketing, e-mail, sms en commerciële communicatie

De klant is verantwoordelijk voor naleving van regels over commerciële communicatie, e-mailmarketing, sms-marketing, telemarketing, berichtenverkeer, toestemming, opt-outs en het Bel-me-niet-register of vergelijkbare regels voor zover van toepassing.

De klant mag LeadHub niet gebruiken voor ongevraagde of onrechtmatige communicatie.

De klant moet ervoor zorgen dat iedere lead of contactpersoon die wordt benaderd rechtmatig mag worden benaderd.

LeadHub Marketing mag communicatie via LeadHub beperken of blokkeren wanneer sprake lijkt van spam, klachten, hoge bouncepercentages, misbruik, blokkaderisico’s, reputatieschade of strijd met wet- en regelgeving.

De klant is verantwoordelijk voor claims, klachten of boetes die ontstaan doordat de klant onrechtmatige contactgegevens, onjuiste toestemming of onjuiste instructies heeft gegeven.

32. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim.

Onder vertrouwelijke informatie valt in ieder geval bedrijfsinformatie, klantgegevens, CRM-data, technische informatie, software, prijzen, strategieën, inloggegevens, scripts, prompts, campagne-informatie, verkoopdata en informatie waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze vertrouwelijk is.

Vertrouwelijke informatie mag alleen worden gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Deze verplichting blijft ook gelden na beëindiging van de overeenkomst.

Geheimhouding geldt niet voor informatie die al openbaar was, rechtmatig van een derde is ontvangen of openbaar moet worden gemaakt op grond van wetgeving of een rechterlijke beslissing.

33. Rapportage en tracking van resultaten

Voor het meten van resultaten kan LeadHub Marketing toegang nodig hebben tot CRM-data, agenda’s, verkoopstatussen, leadstatussen of andere informatie van de klant.

De klant werkt mee aan redelijke tracking van resultaten. Dit is vooral belangrijk wanneer de vergoeding afhankelijk is van afspraken, leads, verkopen of andere prestaties.

De klant mag resultaten niet achterhouden, verwijderen of wijzigen om betaling te voorkomen.

Wanneer tracking niet goed mogelijk is doordat de klant geen toegang geeft, data verwijdert, systemen niet bijwerkt of resultaten niet deelt, mag LeadHub Marketing factureren op basis van de beschikbare gegevens, dashboards, berichten, agenda’s, logs of redelijke schatting.

34. Geen exclusiviteit

Tenzij schriftelijk anders afgesproken, is de samenwerking niet exclusief.

LeadHub Marketing mag diensten leveren aan andere klanten, ook binnen dezelfde branche, zolang vertrouwelijke informatie van de klant niet wordt gedeeld.

De klant mag andere marketing- of salespartijen inschakelen, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

35. Referentiegebruik

LeadHub Marketing mag de naam en het logo van de klant gebruiken als referentie, tenzij de klant hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

Voor uitgebreide casestudy’s, testimonials, omzetclaims, screenshots of publicaties vraagt LeadHub Marketing vooraf toestemming.

LeadHub Marketing mag algemene resultaten geanonimiseerd gebruiken voor marketing, analyse of productverbetering, zolang deze niet herleidbaar zijn tot de klant zonder toestemming.

36. Aansprakelijkheid

LeadHub Marketing is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.

De aansprakelijkheid van LeadHub Marketing is beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis heeft betaald voor het betreffende onderdeel van de dienstverlening.

Als de overeenkomst korter dan drie maanden heeft geduurd, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant daadwerkelijk heeft betaald voor de betreffende dienstverlening.

LeadHub Marketing is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade;
• gevolgschade;
• gemiste omzet;
• gemiste winst;
• gemiste besparingen;
• verlies van klanten of leads;
• reputatieschade;
• dataverlies;
• schade door externe diensten;
• schade door AI-uitvoer;
• schade door geautomatiseerde communicatie die niet door de klant is gecontroleerd;
• schade door onjuiste, onvolledige of onrechtmatig verkregen klantdata;
• schade door het niet opvolgen van leads of afspraken door de klant;
• schade door het missen, annuleren of niet sluiten van afspraken;
• boetes of claims door instructies, data of communicatie van de klant.

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van LeadHub Marketing.

37. Vrijwaring

De klant vrijwaart LeadHub Marketing tegen claims, boetes, schade, kosten en aanspraken van derden die verband houden met:

• gegevens of content van de klant;
• onrechtmatige marketing of communicatie;
• schending van privacywetgeving;
• onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens;
• schending van rechten van derden;
• gebruik van LeadHub in strijd met deze voorwaarden;
• instructies, instellingen of goedgekeurde campagnes van de klant;
• claims van leads, klanten of contactpersonen van de klant;
• verkoopgesprekken, aanbiedingen of toezeggingen van de klant.

Deze vrijwaring geldt ook voor redelijke juridische kosten die LeadHub Marketing moet maken om zich tegen zulke claims te verdedigen.

38. Overmacht

LeadHub Marketing is niet verplicht verplichtingen na te komen wanneer sprake is van overmacht.

Onder overmacht valt onder meer: storingen bij internet-, hosting-, cloud- of telecomproviders, cyberaanvallen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, ziekte, oorlog, brand, natuurrampen, stakingen, storingen bij externe leveranciers, API-wijzigingen, AI-platformstoringen, blokkades door communicatieplatforms en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van LeadHub Marketing.

Als de overmacht langer dan 60 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

39. Opschorting en beëindiging

LeadHub Marketing mag de overeenkomst direct beëindigen of toegang opschorten wanneer:

• de klant betalingsverplichtingen niet nakomt;
• de klant deze voorwaarden schendt;
• sprake is van misbruik of onrechtmatig gebruik;
• campagnes leiden tot hoge compliance- of reputatierisico’s;
• de klant noodzakelijke toegang, informatie of medewerking niet geeft;
• de klant failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt;
• voortzetting redelijkerwijs niet van LeadHub Marketing kan worden verlangd.

Bij beëindiging eindigt het gebruiksrecht van de klant direct.

Openstaande bedragen blijven verschuldigd.

Werkzaamheden, afspraken, leads of prestaties die vóór beëindiging zijn geleverd of gestart, blijven factureerbaar.

40. Gegevens na beëindiging

Na beëindiging kan LeadHub Marketing de toegang tot het account afsluiten.

De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of veiligstellen van gegevens.

LeadHub Marketing mag gegevens verwijderen na beëindiging van de overeenkomst, tenzij wettelijke verplichtingen, beveiligingsredenen, geschillen, administratieplichten of andere afspraken een langere bewaartermijn vereisen.

LeadHub Marketing is niet verplicht om klantdata onbeperkt te bewaren na beëindiging.

41. Wijziging van deze voorwaarden

LeadHub Marketing mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

De gewijzigde voorwaarden worden aan de klant bekendgemaakt of gepubliceerd op de website.

Als de wijziging wezenlijk nadelig is voor de klant, mag de klant de overeenkomst beëindigen vanaf het moment waarop de wijziging ingaat, tenzij de wijziging nodig is door wetgeving, beveiliging, technische wijzigingen, leveranciersvoorwaarden of redelijke bedrijfsvoering.

42. Overdracht

De klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van LeadHub Marketing.

LeadHub Marketing mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een groepsmaatschappij, rechtsopvolger of partij die de activiteiten van LeadHub geheel of gedeeltelijk overneemt.

43. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met LeadHub Marketing is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Partijen proberen geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Een partij geeft de andere partij daarbij een redelijke kans om het probleem op te lossen, tenzij dat door de aard van het geschil niet redelijk is.

44. Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kan contact worden opgenomen via: