Privacyverklaring LeadHub

1. Wie zijn wij?

LeadHub Marketing is de aanbieder van LeadHub.

In sommige situaties bepalen wij zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

In andere situaties verwerken wij persoonsgegevens namens onze klanten. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een klant zijn CRM, leadlijst of klantdatabase aan LeadHub koppelt. In die situatie is de klant meestal de verwerkingsverantwoordelijke en is LeadHub Marketing meestal de verwerker.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is relevant voor verschillende groepen personen:

• bezoekers van onze website;
• klanten van LeadHub Marketing;
• medewerkers en contactpersonen van onze klanten;
• gebruikers van onze software;
• leads en prospects die via LeadHub worden opgevolgd;
• bestaande klanten of oud-klanten van onze klanten;
• personen die berichten ontvangen via campagnes van LeadHub;
• personen die een afspraak boeken of ingepland krijgen;
• leveranciers, partners en andere zakelijke relaties.

Met “persoonsgegevens” bedoelen wij alle informatie die direct of indirect iets zegt over een persoon. Denk aan naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, gespreksgeschiedenis of gegevens over afspraken.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens. Welke gegevens dit precies zijn, hangt af van de manier waarop iemand met LeadHub of met een klant van LeadHub in contact komt.

3.1 Gegevens van websitebezoekers

Wanneer iemand onze website bezoekt of een formulier invult, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• bericht of aanvraag;
• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• pagina’s die worden bezocht;
• klikgedrag;
• datum en tijd van bezoek;
• cookiegegevens;
• technische gegevens over het gebruik van de website.

Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld om contact op te nemen, vragen te beantwoorden, demo’s in te plannen, onze website te verbeteren en misbruik te voorkomen.

3.2 Gegevens van klanten en zakelijke relaties

Wanneer een bedrijf klant wordt van LeadHub of contact met ons heeft, kunnen wij verwerken:

• naam;
• functie;
• bedrijfsnaam;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• adresgegevens;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• KvK-gegevens;
• btw-gegevens;
• contractgegevens;
• accountgegevens;
• correspondentie met ons team;
• supportvragen;
• afspraken;
• notities over de samenwerking;
• instellingen en voorkeuren binnen LeadHub.

Deze gegevens zijn nodig om onze diensten te leveren, de klantrelatie te beheren, facturen te sturen, support te bieden en afspraken goed uit te voeren.

3.3 Gegevens van gebruikers van de software

Wanneer personen namens een klant toegang krijgen tot LeadHub, kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• functie;
• bedrijfsnaam;
• gebruikersnaam;
• accountrollen en rechten;
• loginmomenten;
• IP-adres;
• apparaat- en browserinformatie;
• instellingen binnen het account;
• acties binnen de software;
• supportcommunicatie;
• beveiligingslogs.

Deze gegevens gebruiken wij om toegang te beheren, de software veilig te laten werken, support te bieden en misbruik te voorkomen.

3.4 Gegevens uit CRM-systemen, databases en gekoppelde tools

Voor onze dienstverlening kan een klant gegevens aanleveren of systemen koppelen. Denk aan CRM-systemen, agenda’s, formulieren, e-mailtools, advertentieplatforms, reviewplatforms of andere software.

Wij kunnen dan bijvoorbeeld de volgende gegevens verwerken:

• namen van leads, prospects, klanten of oud-klanten;
• e-mailadressen;
• telefoonnummers;
• bedrijfsnamen;
• functies;
• adressen of regio’s;
• tags, labels en segmenten;
• leadstatus;
• klantstatus;
• aankoopgeschiedenis of interessegegevens;
• notities uit het CRM;
• eerdere contactmomenten;
• datum van aanvraag of inschrijving;
• bron van de lead;
• voorkeuren;
• afspraakgegevens;
• communicatiegeschiedenis;
• verkoopstatussen;
• follow-upstatussen;
• uitschrijvingen en opt-outs.

De klant bepaalt meestal welke data aan LeadHub wordt verstrekt of gekoppeld. De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van deze data.

3.5 Gegevens van oude en nieuwe leads

LeadHub kan worden gebruikt voor het opvolgen van zowel oude als nieuwe leads.

Bij oude leads kan het gaan om personen die eerder contact hebben gehad met de klant, een offerte hebben aangevraagd, een formulier hebben ingevuld, klant zijn geweest of in het CRM van de klant staan.

Bij nieuwe leads kan het gaan om personen die recent binnenkomen via bijvoorbeeld advertenties, websiteformulieren, campagnes, inbound kanalen of andere leadbronnen.

Wij kunnen van deze leads onder andere verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• interessegebied;
• aanvraag of bericht;
• datum van binnenkomst;
• leadbron;
• contactmomenten;
• antwoorden op vragen;
• kwalificatiegegevens;
• afspraakstatus;
• notities;
• opt-outstatus;
• communicatievoorkeuren.

3.6 Berichten en gespreksgegevens

LeadHub kan berichten verwerken via bijvoorbeeld e-mail, sms, chat, WhatsApp, websiteformulieren, CRM-berichten of andere communicatiekanalen.

Wij kunnen daarbij verwerken:

• inhoud van berichten;
• verzend- en ontvangsttijd;
• afzender en ontvanger;
• telefoonnummer of e-mailadres;
• gespreksgeschiedenis;
• automatische antwoorden;
• handmatige reacties;
• status van berichten;
• klik- of openingsgegevens, voor zover gebruikt;
• opt-outs of afmeldingen;
• foutmeldingen of bounceberichten.

Deze gegevens zijn nodig om leads goed op te volgen, gesprekken voort te zetten, afspraken te plannen en de werking van campagnes te controleren.

3.7 Afspraakgegevens

Wanneer LeadHub helpt bij het plannen van afspraken, kunnen wij verwerken:

• naam van de lead;
• contactgegevens;
• gekozen datum en tijd;
• type afspraak;
• agenda-informatie;
• notities bij de afspraak;
• status van de afspraak;
• wijziging of annulering;
• no-show-informatie;
• interne opmerkingen;
• koppeling met het CRM of agendasysteem van de klant.

Deze gegevens zijn nodig om afspraken te boeken, te wijzigen, te bevestigen, te herinneren en te rapporteren.

3.8 AI-gegevens en automatiseringsgegevens

LeadHub kan AI-agents, prompts, workflows en automatiseringen gebruiken. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer die nodig zijn om een bericht te begrijpen, een lead te kwalificeren of een antwoord te geven.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• tekst uit berichten;
• antwoorden van leads;
• gesprekscontext;
• voorkeuren of interesses;
• kwalificatie-informatie;
• afspraakwensen;
• samenvattingen;
• instructies van de klant;
• technische logs van AI-verwerking.

Wij proberen de hoeveelheid persoonsgegevens die via AI-functionaliteiten wordt verwerkt te beperken tot wat nodig is voor de dienstverlening.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

4.1 Levering van onze software en diensten

Wij verwerken gegevens om LeadHub te laten werken. Zonder deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld geen account aanmaken, CRM koppelen, AI-agent inrichten, leads opvolgen of afspraken plannen.

4.2 Leadopvolging en database-reactivatie

Wij verwerken gegevens om oude en nieuwe leads te benaderen, op te volgen, te kwalificeren en waar mogelijk om te zetten naar afspraken of vervolgstappen.

4.3 Berichten namens klanten

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om namens of ten behoeve van klanten berichten te sturen of gesprekken te voeren. Dit gebeurt bijvoorbeeld om interesse te peilen, vragen te stellen, een afspraak te plannen of een lead opnieuw te activeren.

4.4 Afsprakenplanning

Wij verwerken gegevens om afspraken te plannen, te bevestigen, te wijzigen, te annuleren en te koppelen aan agenda’s of CRM-systemen.

4.5 AI en automatisering

Wij verwerken gegevens om AI-agents en automatiseringen te laten functioneren. Denk aan het herkennen van een reactie, het bepalen van een vervolgstap, het opstellen van een antwoord of het doorzetten van een lead naar de klant.

4.6 Support en klantbeheer

Wij verwerken gegevens om klanten te helpen, vragen te beantwoorden, technische problemen op te lossen en de samenwerking goed te laten verlopen.

4.7 Facturatie en administratie

Wij verwerken gegevens om offertes te maken, overeenkomsten te beheren, facturen te sturen, betalingen te verwerken en onze administratie bij te houden.

4.8 Beveiliging en misbruikpreventie

Wij verwerken technische gegevens, logs en accountgegevens om onze software, systemen, klanten en klantdata te beschermen.

4.9 Rapportage en verbetering

Wij kunnen gegevens verwerken om prestaties te meten, campagnes te analyseren, software te verbeteren en rapportages te maken voor klanten.

4.10 Marketing voor LeadHub Marketing

Wij kunnen gegevens gebruiken om contact te houden met prospects, klanten en zakelijke relaties, bijvoorbeeld voor nieuws, aanbiedingen, demo’s of updates. Dit doen wij alleen voor zover dit wettelijk is toegestaan.

4.11 Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens wanneer dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten, administratieplichten of verzoeken van bevoegde instanties.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dat nodig is om onze overeenkomst met een klant uit te voeren. Denk aan accountbeheer, softwaretoegang, onboarding, support, facturatie en levering van LeadHub.

5.2 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer wij of onze klanten daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Denk aan beveiliging, fraudepreventie, zakelijke communicatie, verbetering van onze dienstverlening, rapportage en het opvolgen van zakelijke leads.

Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, wegen wij de belangen en privacyrechten van betrokkenen mee.

5.3 Toestemming

Soms verwerken wij gegevens op basis van toestemming. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde cookies, nieuwsbrieven of specifieke vormen van marketingcommunicatie.

Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.

5.4 Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren omdat de wet dat verplicht. Denk aan administratieve en fiscale gegevens.

5.5 Verwerking namens klanten

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een klant, bepaalt de klant meestal de grondslag. De klant is dan verantwoordelijk voor het kiezen en onderbouwen van de juiste grondslag voor het benaderen en verwerken van leads, klanten en contactpersonen.

6. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Privacyrollen kunnen per situatie verschillen.

6.1 LeadHub Marketing als verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn meestal verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen doelen, zoals:

• websitebezoek;
• eigen marketing;
• klantbeheer;
• administratie;
• facturatie;
• support;
• beveiliging van onze eigen systemen;
• communicatie met prospects en klanten.

In deze situaties bepalen wij zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

6.2 LeadHub Marketing als verwerker

Wanneer een klant persoonsgegevens van eigen leads, klanten of contactpersonen via LeadHub verwerkt, zijn wij meestal verwerker.

Dat betekent dat wij persoonsgegevens verwerken namens de klant en volgens de instructies van de klant.

Voorbeelden hiervan zijn:

• het verwerken van CRM-data van de klant;
• het opvolgen van leads namens de klant;
• het sturen van berichten namens de klant;
• het verwerken van afspraakgegevens voor de klant;
• het gebruiken van AI-agents voor klantcampagnes;
• het bijhouden van leadstatussen in systemen van de klant.

In deze situaties bepaalt de klant meestal het doel van de verwerking en welke personen worden benaderd.

6.3 Verwerkersovereenkomst

Wanneer wij optreden als verwerker, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst met de klant. Daarin staan aanvullende afspraken over onder andere beveiliging, subverwerkers, datalekken, instructies, bewaartermijnen en verwijdering van gegevens.

Als de verwerkersovereenkomst afwijkt van deze privacyverklaring, geldt voor de verwerking namens de klant de verwerkersovereenkomst.

7. Verantwoordelijkheden van klanten

Omdat LeadHub werkt met klantdata, CRM-data en leadlijsten, is het belangrijk dat klanten hun eigen privacyverantwoordelijkheden goed regelen.

De klant is verantwoordelijk voor:

• het rechtmatig verzamelen van persoonsgegevens;
• het hebben van een geldige grondslag voor verwerking;
• het informeren van leads, klanten en contactpersonen;
• het respecteren van uitschrijvingen en bezwaren;
• het actueel houden van contactgegevens;
• het verwijderen van personen die niet meer benaderd mogen worden;
• het aanleveren van juiste en volledige gegevens;
• het beoordelen of commerciële communicatie is toegestaan;
• het beantwoorden van privacyverzoeken van betrokkenen;
• het maken van afspraken met LeadHub via een verwerkersovereenkomst.

LeadHub Marketing is niet verantwoordelijk voor onrechtmatige data, foutieve lijsten, ontbrekende toestemming of verkeerde instructies van de klant.

8. Gebruik van AI-agents en automatisering

LeadHub kan AI-agents en automatiseringen gebruiken om leads op te volgen, berichten te verwerken, vragen te beantwoorden, afspraken te plannen en gesprekken samen te vatten.

AI-functionaliteiten kunnen onder meer worden gebruikt voor:

• het herkennen van reacties;
• het opstellen van conceptantwoorden;
• het sturen van follow-upberichten;
• het kwalificeren van leads;
• het plannen van afspraken;
• het samenvatten van gesprekken;
• het bepalen van een logische vervolgstap;
• het verbeteren van workflows.

AI is ondersteunend. AI kan fouten maken. Een AI-agent kan een bericht verkeerd begrijpen, een onvolledig antwoord geven of een formulering gebruiken die niet perfect past.

Wij proberen AI zorgvuldig in te richten en waar mogelijk te beperken tot de gegevens die nodig zijn. Toch blijft de klant verantwoordelijk voor het aanbod, de doelgroep, de commerciële inhoud, de juistheid van klantdata en de goedkeuring van campagnes.

Wij gebruiken AI-functionaliteiten niet om volledig geautomatiseerde besluiten te nemen die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en duidelijk wordt uitgelegd.

9. Berichten, campagnes en opt-outs

LeadHub kan helpen bij berichten en campagnes via kanalen zoals e-mail, sms, chat, WhatsApp, websiteformulieren, CRM-berichten of andere communicatiekanalen.

Wanneer berichten namens een klant worden verstuurd, is de klant verantwoordelijk voor de vraag of deze personen mogen worden benaderd.

Wij kunnen opt-outs, afmeldingen, bezwaren en klachten verwerken om ervoor te zorgen dat personen niet opnieuw worden benaderd wanneer dat niet mag.

Als iemand aangeeft geen berichten meer te willen ontvangen, moet de klant dit correct verwerken in zijn eigen systemen. LeadHub Marketing kan daarbij ondersteunen, maar de klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen administratie en naleving.

LeadHub Marketing mag campagnes pauzeren of blokkeren wanneer er sprake lijkt te zijn van spam, klachten, hoge bouncepercentages, misbruik, reputatierisico of strijd met wet- en regelgeving.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• hostingproviders;
• cloudproviders;
• softwareleveranciers;
• AI-leveranciers;
• CRM-systemen;
• agenda-integraties;
• e-maildiensten;
• sms- en communicatieproviders;
• chat- en berichtendiensten;
• betaalproviders;
• boekhoud- en administratiediensten;
• analyticsdiensten;
• beveiligingsdiensten;
• supporttools;
• leveranciers van formulieren en websitefunctionaliteiten;
• externe adviseurs, zoals accountants of juridische dienstverleners;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten of maken wij vergelijkbare privacyafspraken.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

11. Subverwerkers

Wanneer LeadHub Marketing optreedt als verwerker, kunnen wij subverwerkers inschakelen. Dit zijn leveranciers die ons helpen bij het leveren van de software en dienstverlening.

Denk aan partijen voor hosting, AI, e-mail, sms, CRM-koppelingen, beveiliging, support of dataopslag.

Wij zorgen ervoor dat subverwerkers alleen persoonsgegevens verwerken voor zover nodig en dat zij passende afspraken maken over privacy en beveiliging.

Klanten kunnen via de verwerkersovereenkomst aanvullende afspraken maken over subverwerkers, bijvoorbeeld over informatie, bezwaar en wijzigingen.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer wij gebruikmaken van internationale cloud-, communicatie-, AI- of softwareleveranciers.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, nemen wij passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
• andere passende waarborgen volgens de AVG.

Waar nodig beoordelen wij of doorgifte voldoende beschermd kan plaatsvinden.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren of een langere bewaartermijn nodig is voor bewijs, beveiliging of geschillen.

In het algemeen gebruiken wij de volgende uitgangspunten:

13.1 Websitegegevens

Websitegegevens bewaren wij zolang nodig is voor analyse, beveiliging, opvolging van aanvragen en verbetering van onze website.

13.2 Contact- en aanvraaggegevens

Gegevens van personen die contact opnemen, een demo aanvragen of een formulier invullen, bewaren wij zolang nodig is om de aanvraag te behandelen en daarna zolang als redelijk nodig is voor opvolging of zakelijke administratie.

13.3 Klant- en contractgegevens

Klantgegevens bewaren wij zolang de klantrelatie bestaat en daarna zolang als nodig is voor administratie, bewijsvoering, fiscale bewaarplichten of geschillen.

13.4 Administratieve gegevens

Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij volgens de wettelijke bewaartermijnen.

13.5 Accountgegevens

Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is. Na beëindiging kunnen gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langere bewaring nodig is.

13.6 CRM-, lead- en campagnegegevens

Leadgegevens, CRM-data en campagnegegevens die wij namens klanten verwerken, bewaren wij volgens de afspraken met de klant, de instellingen in de software en de verwerkersovereenkomst.

13.7 Berichten en gespreksgeschiedenis

Berichten en gespreksgeschiedenis bewaren wij zolang nodig is voor opvolging, afsprakenplanning, rapportage, bewijs, support of de uitvoering van de overeenkomst.

13.8 Technische logs

Technische logs bewaren wij zolang nodig is voor beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie en systeembeheer.

13.9 Back-ups

Gegevens kunnen tijdelijk aanwezig blijven in back-ups. Back-ups worden beveiligd bewaard en volgens interne bewaartermijnen overschreven of verwijderd.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• toegangsbeveiliging;
• gebruikersrollen en beperkte rechten;
• beveiligde verbindingen;
• wachtwoordbeveiliging;
• versleuteling waar passend;
• logging en monitoring;
• back-ups;
• beveiligingsprocedures;
• afspraken met leveranciers;
• beperking van toegang tot klantdata;
• interne geheimhoudingsafspraken;
• controle op ongebruikelijke activiteiten.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Wij doen ons best om persoonsgegevens goed te beschermen, maar kunnen absolute beveiliging niet garanderen.

Klanten moeten zelf ook passende beveiligingsmaatregelen nemen. Denk aan sterke wachtwoorden, veilige API-sleutels, beperkte gebruikersrechten, tijdige verwijdering van oud-medewerkers en zorgvuldig beheer van CRM-toegang.

15. Datalekken en beveiligingsincidenten

Als wij een beveiligingsincident ontdekken dat betrekking heeft op persoonsgegevens, nemen wij passende maatregelen.

Wanneer wij optreden als verwerker en het incident betrekking heeft op persoonsgegevens van een klant, informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging.

De klant is als verwerkingsverantwoordelijke meestal verantwoordelijk voor de beoordeling of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is.

Wij werken redelijk mee aan onderzoek, beperking van schade en noodzakelijke vervolgstappen.

Als een klant zelf een beveiligingsincident ontdekt dat verband houdt met LeadHub, gekoppelde systemen of gedeelde toegang, moet de klant ons zo snel mogelijk informeren via [email protected].

16. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op een apparaat worden geplaatst of uitgelezen.

Wij kunnen gebruikmaken van:

16.1 Functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten werken.

16.2 Analytische cookies

Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij de website kunnen verbeteren.

16.3 Marketingcookies

Deze cookies kunnen worden gebruikt voor advertenties, remarketing, tracking of het meten van campagnes. Voor marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

16.4 Vergelijkbare technieken

Naast cookies kunnen ook pixels, tags, scripts, local storage of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij deze via een cookiemelding of cookie-instellingen. Meer informatie kan worden opgenomen in een aparte cookieverklaring.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

LeadHub gebruikt AI en automatisering om processen te ondersteunen, zoals leadopvolging, berichten en afsprakenplanning.

Wij nemen niet zonder menselijke tussenkomst besluiten die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en duidelijk wordt uitgelegd.

LeadHub is vooral bedoeld om communicatie en opvolging efficiënter te maken. De uiteindelijke commerciële beslissingen, klantacceptatie, verkoopgesprekken en dienstverlening blijven bij de klant.

18. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunnen zij ons of onze klant vragen om:

• inzage in persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van toestemming;
• informatie over de verwerking.

Een verzoek kan worden gestuurd naar: [email protected]

Wanneer een verzoek gaat over gegevens die wij namens een klant verwerken, kunnen wij het verzoek doorsturen naar die klant of vragen om contact op te nemen met die klant. De klant is in die situatie meestal verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van het verzoek.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

19. Bezwaar tegen marketingcommunicatie

Ontvangers van marketingberichten kunnen zich afmelden of bezwaar maken tegen verdere communicatie.

Dit kan bijvoorbeeld via een afmeldlink, een antwoord op een bericht of door contact op te nemen met de klant of met LeadHub Marketing.

Wanneer LeadHub Marketing een opt-out ontvangt voor een campagne namens een klant, kunnen wij deze verwerken in onze systemen en waar nodig doorgeven aan de klant.

De klant blijft verantwoordelijk voor het juist verwerken van opt-outs in eigen systemen.

20. Kinderen

LeadHub richt zich op zakelijke klanten en is niet bedoeld voor kinderen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Als wij ontdekken dat wij toch persoonsgegevens van een kind hebben verwerkt zonder geldige grondslag, verwijderen wij deze gegevens voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

21. Klachten

Als iemand vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, horen wij dat graag via: [email protected]

Wij proberen klachten netjes en snel op te lossen.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, software, AI-functionaliteiten, leveranciers, wetgeving of interne processen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op onze website.

Wij raden aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

23. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met: